Notas de entrada

Neste artigo mostraremos as maneiras disponíveis para importação de notas fiscais no sistema.

Primeiramente acesse o menu lateral > Estoque > Notas de entrada

Clique no botão vermelho de “+” para inserir uma nota fiscal. Há 4 modos de inserir: por chave de acesso, manualmente, através de importação de XML ou automaticamente.

• Importação automática 

O sistema disponibiliza a importação automática das notas, essa importação ocorre todos os dias nos seguintes horários: 5hs, 11hs, 15hs e 18hs mas para conseguimos coletar essa informação é necessário primeiro que a Sefaz disponibilize a nota para consulta em seu banco de dados. 

Para habilitar esta opção é necessário solicitar ao suporte através do chat, e também é necessário ter o certificado digital (A1) configurado.

O prazo para importação pode variar, pois são servidores diferentes para cada estado (Alguns até compartilham o mesmo servidor) e por este motivo, pode haver a flexibilidade nos prazos e devido a essa flexibilidade, pode ocorrer da nota ser importada algumas horas após a ultima verificação. 

Caso você não faça emissão de cupom fiscal ou seja do Estado de SP, a configuração do certificado para a importação de notas não é cobrado.

• Buscar nota por chave de acesso 

Para buscar por chave de acesso, basta apenas digitar o código de acesso. Consulte seu contador para mais informações sobre ou diretamente na sua nota em questão. 

Para dar entrada nas notas desta maneira, é necessário ter o seu certificado digital (A1) configurado na Saipos, caso você não faça emissão de cupom fiscal ou seja do Estado de SP, a configuração do certificado para a importação de notas não é cobrado.

• Upload de arquivo XML

Para importação de XML basta selecionar o arquivo no computador e clicar em “Abrir”. Com isso a nota fiscal terá sido importada pelo sistema, bastando apenas as  conciliações. 

• Importação manual

Para entradas manuais insira o número da nota, data de emissão, data de entrada, valor da nota e também associá-la a um Fornecedor. É importante, caso não tenha cadastrado o Fornecedor, realizar este cadastro. Clique em “Incluir novo” e, na nova janela, insira o nome do fornecedor. Clique no botão vermelho de “+” e insira nome, email e telefone e clique em “Salvar”. 

Além disso é necessário as seguintes permissões do usuário que for realizar o lançamento:

- Formas de pagamentos
- Métodos de pagamentos
- Motivos para cancelamentos
- Fornecedores

Abaixo insira o primeiro produto, quantidade, valor e unidade de medida do produto. Aqui se, por exemplo, o produto veio em pacotes, basta selecionar essa unidade de medida. Para inserir mais ingredientes ou produtos clique no botão vermelho de “+”. 

Ao final insira a forma de pagamento da Nota: se em 1 vez, 2 vezes ou mais. Edite as datas de pagamento das parcelas e os valores de cada uma clicando sobre elas. 

Para salvar volte ao topo da tela e clique em “Salvar”, que se localiza no canto direito. 

Agora que você já tem a sua nota no sistema, é necessário realizar as conciliações.

• Conciliação financeira

A conciliação financeira é bem similar ao lançamento de despesa, o único detalhe é que você gera nesta página e o sistema envia ou vincula com o os seus Lançamentos financeiros. O primeiro passo é clicar no Cifrão que está no canto direito. Caso já tenha sido lançado na retaguarda financeira essa despesa, vincule clicando em “conciliar com..”. Caso você precise criá-la do zero, você só precisa clicar no Adicionar, revisar os dados que aparecerão, preencher informações, adicionar e Salvar.

• Conciliação de estoque

Para realizar a conciliação de estoque, você precisa clicar no carrinho de compras, então as informações de insumos aparecerão em sua tela. É necessário vincular o que está na nota com os insumos dentro do sistema. Por exemplo, um fornecedor especificou nota que veio “Caixa com 25 Unidades”, é importante revisar se o insumo em questão é controlado em unidades. Se sim, clique no insumo da nota e depois selecione o respectivo do lado direito na listagem da SAIPOS. Você saberá que o vínculo foi feito corretamente quando ficar um símbolo verde abaixo. 

É possível também organizar a descrição e fator de conversão para especificar uma unidade de medida diferente na entrada e na saída dos produtos. Temos um artigo específico sobre fator de conversão que pode lhe auxiliar também. 

Assim, você perceberá que foi realizada a entrada das informações de sua nota no nosso sistema. Você precisará realizar somente a primeira vez esse vínculo, afinal de contas o sistema guarda o vínculo e também a descrição vindas nas notas.

Caso precise revisar as informações que entraram, recomendo que acessem as Movimentações de Estoque. Será mostrado na listagem até mesmo que foi realizada uma entrada com um motivo “Entrada por NF”.

Veja o passo a passo completo no vídeo abaixo:

Espero que este artigo tenha lhe ajudado a entender um pouco mais sobre as notas de entrada dentro do sistema! Mas lembre-se, caso ainda tenha dúvidas, é só entrar em contato conosco pelo chat do sistema!