Neste artigo você terá instruções sobre o funcionamento de notas de entrada (NF-e de compra de ingredientes) no Sistema Saipos. 

 

ATENÇÃO! Só é possível cadastrar automaticamente, via chave de acesso e XML notas fiscais de compra modelo 55 (NF-e).

 

SUMÁRIO

• Permissões necessárias
• Cadastro manual
• Cadastro automático
• Cadastro via chave de acesso
• Cadastro via XML
• Conciliação financeira
• Conciliação de estoque

 

PASSO A PASSO

PERMISSÕES NECESSÁRIAS

Para que um usuário consiga cadastrar e conciliar notas, é necessário que ele tenha as seguintes permissões (Menu > Usuários e permissões):

• Formas de pagamentos
• Métodos de pagamentos
• Motivos para cancelamento
• Fornecedores
• Dados Fiscais 

 

CADASTRO MANUAL

Neste tópico você aprenderá sobre o método manual de cadastro de notas fiscais de compra no sistema.

 

1. Primeiramente acesse em o Menu > Notas de entrada.

 

 

2. Nesta tela, será possível clicar no '+' e incluir a nota de três maneiras, via chave de acesso, manualmente ou via upload de XML. Importante observar que só é possível incluir notas fiscais de compra, cupons fiscais não são aceitos. 

 

 

OBS: Em casos de cadastrados manuais, a chave de acesso não é validada, mas por se tratar de um campo  obrigatório, você deverá preencher o campo mesmo que com uma numeração fictícia.

3. É importante, caso não tenha cadastrado o fornecedor, realize este cadastro. Clique em 'Incluir novo' e, na nova janela, insira o nome do fornecedor. Clique no botão vermelho de '+' e insira nome, e-mail e telefone e clique em 'Salvar'. 

4. Abaixo insira o primeiro produto, quantidade, valor e unidade de medida do produto. Aqui se, por exemplo, o produto veio em pacotes, basta selecionar essa unidade de medida. Para inserir mais ingredientes ou produtos clique no botão vermelho de '+'. 

 

 

5. Por fim, salve o cadastro. 

 

CADASTRO AUTOMÁTICO

O sistema disponibiliza a importação automática das notas, essa importação ocorre todos os dias nos seguintes horários: 5h, 11h, 15h e 18h. Para habilitar a configuração responsável por "puxar" as notas de entrada de forma automática você deverá acionar nosso time de Suporte, pois apenas nossos analistas tem permissão para essa ação. Outro ponto importante é que você precisa ter um Certificado Digital A1 com a validade em dia inserido no sistema.

OBS: O prazo para importação pode variar, pois são servidores diferentes para cada estado (alguns até compartilham o mesmo servidor) e por este motivo, pode haver a flexibilidade nos prazos e devido a essa flexibilidade, pode ocorrer da nota ser importada algumas horas após a ultima verificação (dando uma margem de 72h como segurança). e apenas notas emitidas no CNPJ vinculado a Saipos serão importadas automaticamente.

 

Toda vez que uma nota de compra for importada no sistema, haverá um aviso na aba de notificações, como mostra a imagem abaixo:

 

 

CADASTRO VIA CHAVE DE ACESSO

Para importar uma nota de entrada por chave de acesso, no mesmo menu você deverá inserir a chave de acesso composta por 44 dígitos sem espaços ou caracteres especiais.  Consulte seu contador para mais informações sobre ou diretamente na sua nota via SEFAZ.

 

Para dar entrada nas notas desta maneira você precisa ter um Certificado Digital A1 com a validade em dia inserido no sistema.

 

ATENÇÃO! Se a data de emissão da nota ultrapassa 10 dias em relação a data que você está lançando na Saipos, não será possível realizar a ação, sendo necessário importar via XML ou manualmente. 

 

1. Para inserir a nota por chave de acesso basta acessar o Menu > Notas de Entrada e clicar no '+' e depois em 'Buscar por chave de acesso'.

 

2. Digite a chave de acesso de sua nota e clique em 'Buscar'.

3. Confira os dados da nota e clique em 'Salvar'.

CADASTRO VIA XML

Neste tópico você verá o passo a passo para o cadastro de notas via importação de arquivo XML. Este arquivo é encontrado no portal da SEFAZ quando realiza a consulta da nota.

 

1. Para inserir a nota por arquivo XML basta acessar o Menu > Notas de entrada e clique no botão '+' e depois 'Upload de arquivo XML'.

 

 

2. Após, basta selecionar o arquivo no computador e clicar em 'Abrir'. Com isso, a nota fiscal terá sido importada pelo sistema.

 

 

OBS: Para a importação da nota de entrada por XML, o Certificado Digital A1 não é necessário já que todos os dados que são consultados nele já constarão no arquivo.

 

3. Para salvar, volte ao topo da tela e clique em 'Salvar', que se localiza no canto direito. 

CONCILIAÇÃO FINANCEIRA

A conciliação financeira é bem similar ao lançamento de uma despesa, o único detalhe é que a nota de entrada, ao ser conciliada, gera um lançamento automaticamente, onde sistema envia ou vincula com o os seus lançamentos financeiros.

 

1. O primeiro passo é clicar no cifrão que está no canto direito da nota;



2. Caso já tenha sido lançado na retaguarda financeira essa despesa, vincule clicando em 'Conciliar com..'.



3. Caso você precise criar do zero, só precisa clicar no 'Adicionar'.



4. Revise os dados que aparecerão, preencha as informações e salve.

CONCILIAÇÃO DE ESTOQUE

Nesta etapa você irá aprender a vincular a nota cadastrada ao seu controle de estoque, gerando uma entrada por compra de ingredientes.

 

1. Clique no ícone do carrinho de compras em Menu > Notas de entrada;



2. Então as informações de insumos aparecerão em sua tela. É necessário vincular o que está na nota com os insumos cadastrados no sistema. Por exemplo, um fornecedor especificou nota que veio “Caixa com 25 Unidades”, é importante revisar se o insumo em questão é controlado em unidades.



É possível também organizar a descrição e fator de conversão para especificar uma unidade de medida diferente na entrada e na saída dos produtos. Temos um material específico sobre fator de conversão que pode lhe auxiliar também. 

3. Em seguida, clique no insumo da nota e depois selecione o respectivo no lado direito na listagem da Saipos. Você saberá que o vínculo foi feito corretamente quando ficar um símbolo verde abaixo. 

Assim, você perceberá que foi realizada a entrada das informações de sua nota no nosso sistema. Você precisará realizar somente a primeira vez esse vínculo, afinal de contas o sistema guarda o vínculo e também a descrição vindas nas notas.

 

 

4. Caso precise revisar as informações que entraram, recomendamos que acessem as Movimentações de Estoque. Será mostrado na listagem até mesmo que foi realizada uma entrada com um motivo 'Entrada por NF'.

Veja mais detalhes no passo a passo abaixo: