Neste artigo você terá instruções sobre o funcionamento de notas de entrada (NF-e de compra de ingredientes) no Sistema Saipos. 

SUMÁRIO

• Como cadastrar uma nota de entrada manualmente
• Como importar uma nota de entrada por chave de acesso
• Como importar uma nota de entrada por XML
• Como importar uma nota de entrada automaticamente
• Como realizar a conciliação financeira de uma nota de entrada
• Como realizar a conciliação de estoque de uma nota de entrada

Permissões (Menu > Usuários e permissões) obrigatórias para o usuário criar notas de entrada manualmente:

• Formas de pagamentos
• Métodos de pagamentos
• Motivos para cancelamento
• Fornecedores
• Dados Fiscais 

OPERAÇÃO

Como cadastrar uma nota de entrada manualmente

1. Primeiramente acesse em o Menu > Notas de entrada.

2. Nesta tela, será possível clicar no '+' e incluir a nota de três maneiras, via chave de acesso, manualmente ou via upload de XML. Importante observar que só é possível incluir notas fiscais de compra, cupons fiscais não são aceitos. 

OBSERVAÇÃO: Em casos de cadastrados manuais, a chave de acesso não é validada, mas por se tratar de um campo  obrigatório, você deverá preencher o campo mesmo que com uma numeração fictícia.

3. É importante, caso não tenha cadastrado o fornecedor, realize este cadastro. Clique em 'Incluir novo' e, na nova janela, insira o nome do fornecedor. Clique no botão vermelho de '+' e insira nome, e-mail e telefone e clique em 'Salvar'. 

4. Abaixo insira o primeiro produto, quantidade, valor e unidade de medida do produto. Aqui se, por exemplo, o produto veio em pacotes, basta selecionar essa unidade de medida. Para inserir mais ingredientes ou produtos clique no botão vermelho de '+'. 

Como importar uma nota de entrada automaticamente

O sistema disponibiliza a importação automática das notas, essa importação ocorre todos os dias nos seguintes horários: 5h, 11h, 15h e 18h. Para habilitar a configuração responsável por "puxar" as notas de entrada de forma automática você deverá acionar nosso time de Suporte, pois apenas nossos analistas tem permissão para essa ação. Outro ponto importante é que você precisa ter um Certificado Digital A1 com a validade em dia inserido no sistema.

OBSERVAÇÃO: O prazo para importação pode variar, pois são servidores diferentes para cada estado (alguns até compartilham o mesmo servidor) e por este motivo, pode haver a flexibilidade nos prazos e devido a essa flexibilidade, pode ocorrer da nota ser importada algumas horas após a ultima verificação (dando uma margem de 72h como segurança). e apenas notas emitidas no CNPJ vinculado a Saipos serão importadas automaticamente.

Toda vez que uma nota de compra for importada no sistema, haverá um aviso na aba de notificações, como mostra a imagem abaixo:

Como importar uma nota de entrada por chave de acesso

Para importar uma nota de entrada por chave de acesso, no mesmo menu você deverá inserir a chave de acesso composta por 44 dígitos sem espaços ou caracteres especiais. Consulte seu contador para mais informações sobre ou diretamente na sua nota via SEFAZ. Para dar entrada nas notas desta maneira você precisa ter um Certificado Digital A1 com a validade em dia inserido no sistema.

ATENÇÃO: Se a data de emissão da nota ultrapassa 10 dias em relação a data que você está lançando na Saipos, não será possível realizar a ação, sendo necessário importar via XML ou manualmente. 

1. Para inserir a nota por chave de acesso basta acessar o Menu > Notas de Entrada e clicar no '+' e depois em 'Buscar por chave de acesso'.

2. Digite a chave de acesso de sua nota e clique em 'Buscar'.

3. Confira os dados da nota e clique em 'Salvar'.

Como importar uma nota de entrada por XML

1. Para inserir a nota por arquivo XML basta acessar o Menu > Notas de entrada e clique no botão '+' e depois 'Upload de arquivo XML'.

2. Após, basta selecionar o arquivo no computador e clicar em 'Abrir'. Com isso, a nota fiscal terá sido importada pelo sistema.

OBS: Para a importação da nota de entrada por XML, o Certificado Digital A1 não é necessário já que todos os dados que são consultados nele já constarão no arquivo.

3. Para salvar, volte ao topo da tela e clique em 'Salvar', que se localiza no canto direito. 

Como realizar a conciliação financeira de uma nota de entrada:

A conciliação financeira é bem similar ao lançamento de despesa, o único detalhe é que a nota de entrada, ao ser conciliada, gera um lançamento automaticamente, onde sistema envia ou vincula com o os seus lançamentos financeiros. O primeiro passo é clicar no cifrão que está no canto direito.



2. Caso já tenha sido lançado na retaguarda financeira essa despesa, vincule clicando em 'Conciliar com..'.



3. Caso você precise criar do zero, só precisa clicar no 'Adicionar'.



4. Revise os dados que aparecerão, preencha as informações e salve.

Como realizar a conciliação de estoque de uma nota de entrada: 

Para realizar a conciliação de estoque, você precisa clicar no carrinho de compras em Menu > Notas de entrada.



E então as informações de insumos aparecerão em sua tela. É necessário vincular o que está na nota com os insumos cadastrados no sistema. Por exemplo, um fornecedor especificou nota que veio “Caixa com 25 Unidades”, é importante revisar se o insumo em questão é controlado em unidades.



É possível também organizar a descrição e fator de conversão para especificar uma unidade de medida diferente na entrada e na saída dos produtos. Temos um artigo específico sobre fator de conversão que pode lhe auxiliar também. 

Em seguida, clique no insumo da nota e depois selecione o respectivo do lado direito na listagem da Saipos. Você saberá que o vínculo foi feito corretamente quando ficar um símbolo verde abaixo. 

Assim, você perceberá que foi realizada a entrada das informações de sua nota no nosso sistema. Você precisará realizar somente a primeira vez esse vínculo, afinal de contas o sistema guarda o vínculo e também a descrição vindas nas notas.

Caso precise revisar as informações que entraram, recomendamos que acessem as Movimentações de Estoque. Será mostrado na listagem até mesmo que foi realizada uma entrada com um motivo 'Entrada por NF'.

Veja mais detalhes no passo a passo abaixo: